Fiche client et mission
Les échanges, les documents, les décisions et les prochaines étapes de chaque mission, accessibles à toute l’équipe.
Conseil · cabinets · agences · freelances
Le logiciel de gestion qui suit vraiment vos missions
Vous vendez du temps et de l’expertise. Pourtant, une partie de ce temps part à reconstituer l’histoire d’un dossier entre la boîte mail, l’agenda, un tableur et un CRM que personne ne remplit. On construit un outil qui colle à vos missions, pas l’inverse.
Le temps qui ne se facture jamais
Dans une activité de services, le travail visible est celui que vous facturez. Tout le reste grignote vos marges sans apparaître nulle part.
- Le CRM abandonné
Il a été installé avec de bonnes intentions. Six mois plus tard, il est à moitié rempli et chacun garde ses notes ailleurs. - Le temps passé estimé au doigt mouillé
En fin de mois, vous reconstituez les heures par mission à partir de l’agenda et des mails. La facture s’en ressent. - La mission sans propriétaire
Une échéance tombe, chacun pensait que l’autre s’en occupait. Le client, lui, s’en souvient. - Le devis qui n’est jamais relancé
La proposition est partie, le prospect était intéressé, puis plus de nouvelles. Personne n’a relancé. - L’onboarding client à la main
Contrat, documents à demander, accès à créer : la même liste à chaque nouveau client, refaite de mémoire. - Le reporting du vendredi
Chaque semaine, quelqu’un compile un tableau à partir de trois sources pour savoir où en sont les dossiers.
Un outil à votre vocabulaire
Dossier, mission, affaire, mandat : on reprend vos mots et vos étapes. Votre équipe n’apprend pas un logiciel, elle retrouve sa façon de travailler.
Suivi du temps simple
Le temps passé se note en deux clics, par mission. La facturation au temps ou au forfait se prépare toute seule.
Pipeline commercial
Vos propositions en cours, leur montant, leur prochaine relance. Les relances peuvent partir automatiquement, avec votre validation.
Tableau de bord du dirigeant
Charge de l’équipe, missions en retard, chiffre facturé et à facturer, sur une seule page.
Rien ne démarre sans un cahier des charges validé par écrit. Paiement 60 % à la signature, 40 % à la livraison, et les droits sur le code développé pour vous vous sont cédés au paiement final. Ensuite, maintenance mensuelle ou reprise en main : au choix.
Une semaine type, avant et après
Lundi, réunion d’équipe
Avant : Chacun fait le point de mémoire. On découvre une échéance oubliée.
Après : Tout le monde a sous les yeux les missions, les responsables et les dates.
Mercredi, nouveau client
Avant : Vous envoyez à la main le contrat, la liste des documents à fournir et les accès.
Après : L’arrivée du client déclenche les envois et la liste de tâches de l’équipe.
Fin de mois, facturation
Avant : Une demi-journée pour reconstituer les temps passés et préparer les factures.
Après : Les temps sont déjà saisis par mission. Les factures sont prêtes à relire.
Exemple illustratif : l’outil est construit à partir de votre propre façon de suivre vos missions.
Vos questions
Pourquoi pas un CRM du marché ?
C’est parfois la bonne réponse, et on vous le dira. Un outil construit pour vous a du sens quand vos missions ont des étapes particulières ou quand votre équipe n’utilise pas le CRM. Notre guide sur le choix entre sur mesure et standard détaille les critères.
Nos données clients sont sensibles.
L’outil est hébergé en Europe, chaque personne n’accède qu’à ce qui la concerne, et les droits sur le code vous sont cédés au paiement final. Les choix d’hébergement et d’accès sont écrits dans le cahier des charges.
Je suis freelance, seul. C’est trop gros pour moi ?
Pas forcément. Pour un indépendant, l’outil se limite souvent au suivi des clients, des propositions et des factures, plus quelques automatisations. L’audit permet de voir si le gain justifie l’investissement.
L’outil peut-il se connecter à notre agenda et à nos mails ?
Dans la plupart des cas, oui : agenda, messagerie, outil de facturation ou de signature. On vérifie chaque connexion pendant l’audit, avant de l’écrire dans le cahier des charges.
Pour aller plus loin
Vos missions méritent mieux qu’un tableur
Montrez-nous comment vous suivez un dossier.
Un échange de 30 minutes pour voir où part votre temps non facturé, et une roadmap sous 48h.
Prendre rendez-vous